Policy for protection of personal information

Cette Politique décrit nos obligations en matière de protection de vos renseignements personnels, ainsi que nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de communication à des tiers, de conservation et de destruction des renseignements, dans le cadre de nos activités. Elle précise également les responsabilités du Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP).

Cette Politique demeure en vigueur tant que nous conservons vos renseignements, même après la fin de votre lien avec l’ÉÉAM, et ce, dans les limites définies par cette Politique.

Un renseignement personnel désigne toute information vous concernant qui permet de vous identifier, directement ou indirectement, notamment lorsqu’elle est combinée à d’autres données. Cela peut inclure, par exemple, votre nom, votre date de naissance, votre adresse courriel personnelle, vos informations financières ou vos numéros d’identification personnels.

En revanche, certains renseignements permettant d’identifier une personne sont considérés comme publics. Ceux liés à l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise ou d’un organisme public ne sont pas soumis aux lois sur la protection des renseignements personnels. Parmi eux figurent notamment :

• Le nom;
• Le titre;
• La fonction;
• Le courriel professionnel, ainsi que l’adresse et le numéro de téléphone de votre lieu de travail.

Les règles décrites dans cette Politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique si :

• Vous travaillez pour l’ÉÉAM;
• Vous vous inscrivez à l’une de nos formations;
• Vous communiquez avec nous par courriel ou téléphone;
• Vous postulez pour un poste;
• Vous êtes abonné.e à notre Infolettre;
• Vous visitez notre site Web;
• Vous participez à l’une de nos activités ou à l’un de nos événements.

En entrant en relation avec l’ÉÉAM, en effectuant des transactions avec l’École ou en utilisant notre site Web ebenisterie-art.ca, vous consentez à la collecte, l’utilisation, le traitement, la communication et la conservation de vos informations personnelles conformément aux modalités de la présente Politique. Si vous n’acceptez pas ses conditions, vous ne devez pas utiliser notre site Web ni transmettre vos renseignements personnels.

• Responsabilisation et gouvernance : Nous assumons la responsabilité de protéger vos renseignements que nous détenons, utilisons, communiquons, conservons ou détruisons.
• Consentement : Nous devons obtenir un consentement valide et explicite avant de collecter, utiliser ou partager vos renseignements, sauf si la loi permet un consentement implicite.
• Équité et légalité : Nous devons traiter vos renseignements de manière juste et légale tout au long de leur cycle de vie.
• Transparence : Nous devons agir avec transparence et veiller à informer toute personne dont nous collectons les renseignements de nos politiques et pratiques de gestion.
• Objectifs de la collecte et de l’utilisation : Vos renseignements doivent être collectés et utilisés uniquement pour des objectifs spécifiques, légitimes et clairement définies, avec transparence et consentement préalable.
• Exactitude et rectification : Nous nous engageons à maintenir vos renseignements exacts, à jour et à les corriger ou effacer lorsqu’ils deviennent obsolètes ou inutiles.
• Conservation et anonymisation : Vos renseignements personnels sont conservés uniquement le temps nécessaire pour atteindre les objectifs visés, puis détruits ou anonymisés conformément aux pratiques reconnues, tout en respectant les périodes légales de conservation.
• Sécurité et confidentialité : Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées, incluant des solutions techniques, matérielles, organisationnelles et administratives, pour protéger vos renseignements.

Nous recueillons des renseignements personnels dans les situations listées ci-dessous. Consultez-les pour connaître :

• Les types de renseignements personnels que nous recueillons;
• Les raisons pour lesquelles nous les recueillons.

Nous nous efforçons de maintenir vos renseignements personnels exacts, complets et à jour lors de leur utilisation. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, consultez la procédure à la section 13.

INFORMATIONS RECUEILLIES
Lorsque vous êtes à l’emploi de l’ÉÉAM nous pouvons recueillir les informations suivantes :

• Vos coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse;
• Informations relatives à la paie et aux avantages sociaux (informations bancaires, numéro d’assurances sociales, etc.);
• Renseignements numériques et courriels;
• Images photos et vidéos de vous.

Lorsqu’un.e employé.e fournit des renseignements, cela implique implicitement leur collecte et leur utilisation par l’employeur. Par conséquent, l’École peut traiter ces renseignements sans nécessiter un renouvellement du consentement tant que l’employé.e est en poste. En tant qu’employeur, l’École a une obligation légitime de recueillir ces renseignements pour gérer efficacement ses activités. Toutefois, ces besoins en information doivent être compatibles avec le droit des employé.e.s à la protection de leur vie privée.

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS
Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Le recrutement;
• L’exécution des contrats de travail;
• Les communications;
• La cessation d’emploi;
• La gestion des performances et la formation;
• La rémunération et les avantages sociaux;
• Les services aux employé.e.s;
• La santé et la sécurité au travail, l’invalidité et les processus de retour au travail;
• La prestation de services informatiques;
• La réalisation d’audits et d’enquêtes internes et externes;
• L’obtention de conseils juridiques ou commerciaux;
• La demande de subventions et la reddition de compte;
• La promotion de l’École.

INFORMATIONS RECUEILLIES
Quand vous utilisez la plateforme d’inscription en ligne Qidigo et participez à nos activités, nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• Vos coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse pour la création d’un compte client;
• Les informations liées à votre carte de crédit ou à d’autres moyens de paiement, ainsi que les données nécessaires au traitement des transactions;
• Votre photo de profil Qidigo (facultatif – à votre choix);
• Images photos et vidéos de vous durant l’activité.

Des informations personnelles peuvent également être collectées par la plateforme d’inscription en ligne Qidigo, la plateforme sécurisée de traitements des paiements Paysafe ou le système de gestion des taxes applicables. Pour en savoir plus sur la manière dont ces plateformes traitent, stockent et suppriment vos données, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité : Qidigo, Paysafe.

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS
Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Communiquer avec vous;
• Offrir nos services et activités;
• Analyser et améliorer nos services et activités;
• Promouvoir l’École;
• Accepter le paiement de votre facture.

INFORMATIONS RECUEILLIES
Lorsque vous interagissez avec nous, dans différentes circonstances, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :

• Vos coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse;
• Renseignements sur les produits ou services, incluant les détails sur les services fournis par l’ÉÉAM;
• Informations liées aux transactions et aux paiements, comme le mode de paiement utilisé, la date et l’heure de la transaction, le montant payé, le code postal de facturation, votre adresse et d’autres informations pertinentes;
• Données que vous choisissez de fournir, telles que celles incluses dans les formulaires que vous remplissez, les réponses aux sondages ou les communications avec les employé.e.s ou représentant.e.s de l’École;
• Informations professionnelles ou liées à l’emploi, telles que votre curriculum vitae, lieu de travail, titres ou postes gouvernementaux, employeurs, entreprises détenues, salaire ou revenu de travail indépendant, ainsi que des détails sur vos antécédents criminels et autres informations que vous fournissez à l’ÉÉAM lors de la soumission d’une candidature.

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS
Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Améliorer et développer les services de l’ÉÉAM;
• Communiquer avec vous;
• Réaliser des sondages, des recherches et des analyses;
• Répondre aux demandes et recueillir des avis;
• Gérer les candidatures;
• Vérifier l’identité des candidat.e.s et assurer la conformité légale;
• Prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;
• Exercer ou défendre des droits en justice.

INFORMATIONS RECUEILLIES
Quand vous vous abonnez à notre Infolettre, propulsée par la plateforme CyberImpact, nous recueillons les renseignements personnels suivants :

• Votre nom et votre adresse courriel;
• Informations de connexion : adresse IP;
• Informations d’utilisation : l’ouverture des messages, les liens cliqués, le client de messagerie, la langue de correspondance.

Des informations personnelles peuvent également être collectées par la plateforme CyberImpact. Pour en savoir plus sur la manière dont cette plateforme traite, stocke et supprime vos données, nous vous invitons à consulter sa politique de confidentialité.

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS
Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Vous abonner à notre Infolettre;
• Analyser et améliorer nos communications.

INFORMATIONS RECUEILLIES AUTOMATIQUEMENT
Lorsque vous accédez à notre site Web nous pouvons recueillir les informations suivantes :

• Connexion : adresse IP, navigateur Web, fournisseur d’accès à Internet, système d’exploitation et autres informations techniques;
• Utilisation : les pages consultées, le temps passé sur le site Web, liens cliqués et les autres données d’interactions avec notre site Web.

Pour plus d’informations sur nos règles en matière de protection des renseignements personnels en ligne, consultez notre Politique de confidentialité.

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS
Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Offrir et personnaliser nos services;
• Améliorer et optimiser notre site Web.

INFORMATIONS RECUEILLIES

• Images photos et vidéos de vous durant l’activité;
• Carte d’identité laissée en dépôt à notre magasin pour l’emprunt d’outillage

RAISONS POUR LESQUELLES NOUS RECUEILLONS CES INFORMATIONS

Nous utilisons les informations recueillies pour :

• Promouvoir l’École
• Garantir le retour des outillages prêtés.

Dans le cadre d’activités particulières non mentionnées ci-dessus, l’École peut être amenée à recueillir d’autres types de renseignements personnels. Dans ces situations, elle s’engage à obtenir le consentement des personnes concernées en précisant les renseignements requis ainsi que les finalités de leur collecte.

Dans le cadre de ses activités de formation, l’ÉÉAM collabore avec diverses organisations responsables de l’inscription des participants à ses formations. À ce titre, ces organisations peuvent transmettre des renseignements personnels à l’École afin d’assurer le bon déroulement des activités.

Parmi les organisations avec lesquelles l’ÉÉAM collabore et de qui elle reçoit des renseignements personnels, on retrouve notamment :

• Le Cégep du Vieux Montréal;
• L’Association des écoles supérieures d’art du Québec;
• Le Conseil des métiers d’art du Québec.

Les renseignements personnels ainsi obtenus sont traités par l’École de la même manière que s’ils avaient été recueillis directement auprès des personnes concernées.

Nous collectons, utilisons et partageons vos renseignements uniquement pour des objectifs précis. Votre consentement demeure valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces objectifs. Par la suite, nous pouvons conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

Nous respectons toujours l’usage prévu lors de la collecte de vos renseignements. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations, si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans cette Politique ou si la loi nous le permet. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous nous assurons également que les personnes et organismes impliqué.e.s respectent les principes énoncés dans cette Politique.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes et aux organisations suivantes :

• Employé.e.s de l’ÉÉAM;
• Consultant.e.s ou mandataires dont les responsabilités le nécessitent;
• Prestataires de services de l’École pour exécuter diverses tâches telles que la gestion informatique, la sécurité, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données, le service de la paie.
• Instances gouvernementales lors d’audit ou reddition.

L’ÉÉAM peut également partager, transférer ou communiquer vos renseignements personnels à des tiers, en stricte conformité avec cette Politique, lorsque la loi l’exige ou dans le cadre d’une transaction commerciale impliquant la vente, le transfert ou la cession, en tout ou en partie, de l’École d’ébénisterie d’art de Montréal ou de ses actifs. Dans ce cas, si la transaction commerciale est réalisée, vous serez informés avant que vos renseignements personnels ne soient régis par une autre politique de confidentialité.

L’École ne vend pas, n’échange pas et ne communique pas autrement vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les cas prévus par la loi.

Les renseignements personnels collectés et conservés par l’ÉÉAM sont sécurisés et stockés sur des serveurs pouvant être situés à l’extérieur du Québec, y compris au Canada et aux États-Unis.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection. Nous réalisons une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. De plus, nous nous assurons de conclure une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.

Nous avons mis en place un programme de gouvernance incluant la :

• Mise en place d’un Comité de projection des renseignements personnel
• Nomination d’un RPRP
• Adoption de politiques et procédures

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

• Des mesures physiques, par exemple : le contrôle des accès à nos bureaux et à nos équipements;
• Des mesures technologiques, par exemple : la mise en place sur notre Site web d’une connexion sécurisée entre votre appareil et notre serveur ;
• Des mesures organisationnelles, par exemple : la sensibilisation des employé.e.s de l’ÉÉAM à cette Politique, leur engagement à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels, et la mise en place de pratiques de gouvernance.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans cette Politique, en accord avec les directives énoncées dans la Politique de gestion de l’information. Même si vous n’êtes plus en relation avec nous, certaines données doivent être conservées pour respecter nos obligations légales. Pendant toute la période de conservation, nous continuons à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Un calendrier de conservation est en place pour déterminer les délais spécifiques de conservation de certains types de données. Une fois ce délai passé, nous procédons à la destruction sécurisée et définitive de vos renseignements personnels.

Malgré les mesures mentionnées plus haut, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez nous contacter immédiatement le Responsable des renseignements personnels comme indiqué dans la section 14. Comment nous contacter.

• Superviser le bon déroulement des opérations tout en respectant la confidentialité des renseignements;
• Appliquer les indications détaillées dans un document explicatif, disponible sur demande.

La personne nommée au poste de Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) par le Conseil d’administration est responsable des tâches suivantes :

• Gérer et mettre en œuvre le Programme de gouvernance de l’information ;
• Élaborer et promouvoir les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels de l’École ;
• Surveiller et analyser les lois sur la vie privée en vigueur ainsi que les modifications envisagées ou apportées par le législateur;
• Créer et mettre à jour les exigences de conformité auxquelles l’ÉÉAM doit se conformer, et aider celle-ci à réaliser ses objectifs en matière de protection des renseignements personnels;
• Auditer la mise en œuvre de la présente Politique par l’École.

Toute personne en violation de cette politique sera soumise à des mesures disciplinaires et pourrait également être poursuivie civilement ou pénalement si son comportement contrevient aux lois ou règlements en vigueur.

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

• D’y accéder;
• De les corriger ou de les mettre à jour.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

• Vous devez envoyer une demande au RPRP. Vous trouverez ses coordonnées à la section 14. Comment nous contacter;
• Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la loi;
• Vous recevrez notre réponse par écrit.

Vous pouvez demander à retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation, à la communication, la diffusion et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi. De plus, le retrait ou la modification de votre consentement n’affecte pas l’historique des renseignements diffusés. Vous devez envoyer une demande au RPRP. Vous trouverez ses coordonnées à la section 14. Comment nous contacter.

Vous pouvez formuler une plainte si vous jugez que la gestion de vos renseignements personnels n’est pas conforme à cette politique ou à la loi. Voici les étapes de traitement d’une demande :

• Vous devez envoyer une demande au RPRP. Vous trouverez ses coordonnées à la section 14. Comment nous contacter;
• Nous traiterons votre demande dans les délais prévus par la loi;
• Vous recevrez notre réponse par écrit.

Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Nous avons désigné un RPRP. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi.

Responsable de la protection des renseignements personnels
École d’ébénisterie d’art de Montréal
Adresse : 99, rue Chabanel Ouest, suite 301, Montréal, Québec, H2N 1C3

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, conformément à la législation applicable. En cas de modification, une version révisée est publiée et accompagnée de sa date de mise à jour. Un lien vers un avis de mise à jour est affiché ci-dessous. Cet avis indique la date de publication, la nature générale des modifications apportées ainsi que leur date d’entrée en vigueur.

Cette politique est entrée en vigueur le 17 mars 2025.
Elle a été mise à jour pour la dernière fois le 2 février 2026.

Avis de modification – Politique de protection des renseignements personnels et Politique de confidentialité